英語メールで“なんとなく失礼”を防ぐ表現集

英語でのメールのやりとり、こんな経験ありませんか?

丁寧なつもりが、冷たく感じられた?
“Please”を連発しすぎて変?
英語は正しいのに、なぜか返事が来ない…

実は、文法的に正しくても「ちょっと失礼」に聞こえる英語は意外と多いんです。
ある学生が、外国人の教授に英語でメールしても返事が返ってこないので、直接聞いたら、大変失礼な言い回しのメールだったそうです。

今回は、英語メールで相手に好印象を与えるための“失礼にならない自然な言い回し”と改善テクニックをご紹介します!

1. “Please reply ASAP.” は避けたい命令調

NG例:
Please reply ASAP.

“ASAP”は便利ですが、急かしている印象・冷たさを感じさせることがあります。

☆ 丁寧な言い換え:
I’d appreciate it if you could get back to me at your earliest convenience.
Please let me know when you have a moment.

2. “I want you to…” は命令っぽく聞こえる

NG例:
I want you to check the report.

強すぎて、指示的・上から目線に受け取られることがあります。

☆ 丁寧な言い方:
Could you take a look at the report when you have time?
It would be great if you could review the report.

※ポイント:「お願い」は、**助動詞+条件表現(could / would / if)**でやわらかく。

3. “I’m sorry for the delay.”だけで終わらせない。(メール返事遅くなってごめんなさい。)

シンプルすぎる例:
Sorry for the delay.

文法的にはOKでも、ぶっきらぼうな印象を与えることがあります。

☆ 感謝を添えて:
Apologies for the delay ? thank you for your patience.
Sorry for the late reply, and I appreciate your understanding.

※ポイント:感謝のひとことで印象がぐっと良くなります。

4. “I hope this email finds you well.” の次に迷わない
このフレーズ自体は定番ですが、次の展開が唐突になりがちです。

☆スムーズにつなぐには:
I hope this email finds you well. I just wanted to follow up on our previous discussion regarding the project deadline.

※ポイント:「連絡の目的」を軽く添えるだけで、自然な流れになります。

5. やわらかく断る英語のコツ

ストレートな否定:
I can’t attend the meeting.
That time doesn’t work for me.

やや冷たく・断定的に感じられる表現です。

☆丁寧な断り方:
Unfortunately, I won’t be able to attend.
I’m afraid I won’t make it. Would another time be possible?

※ポイント:“Unfortunately / I’m afraid” はビジネス英語の「やさしいNo」の定番です。

6. 英語メールで“印象を上げる”+αのフレーズ
最後に、ワンランク上の印象アップフレーズをいくつかご紹介します。

☆ 依頼するときに添えると柔らかくなる:
If it’s not too much trouble,
Whenever it’s convenient for you,
Only if you have time,
☆ 感謝の伝え方に差が出る表現:
I truly appreciate your time and attention.
Thanks again for your continued support.
I’m grateful for your assistance on this matter.
☆ メールの終わりの一言:
Looking forward to hearing from you. (お返事をお待ちしています)
Please feel free to reach out if you have any questions. (ご不明点はいつでもご連絡ください)

英語メールは「文法が正しいか」よりも、言い方・気配り・語調のセンスが問われます。

“Please”の連発ではなく、控えめな依頼表現
“Sorry”だけでなく、感謝を添える
断るときも、“No”ではなく、可能性を残す言い方

こうした一工夫が、“感じのよい英語”につながっていきます。
英文メールを書くとき、気を付けてみてくださいね。