英語でのメールのやりとり、こんな経験ありませんか？
丁寧なつもりが、冷たく感じられた？
“Please”を連発しすぎて変？
英語は正しいのに、なぜか返事が来ない…
実は、文法的に正しくても「ちょっと失礼」に聞こえる英語は意外と多いんです。
ある学生が、外国人の教授に英語でメールしても返事が返ってこないので、直接聞いたら、大変失礼な言い回しのメールだったそうです。
今回は、英語メールで相手に好印象を与えるための“失礼にならない自然な言い回し”と改善テクニックをご紹介します！
1. “Please reply ASAP.” は避けたい命令調
Please reply ASAP.
“ASAP”は便利ですが、急かしている印象・冷たさを感じさせることがあります。
I’d appreciate it if you could get back to me at your earliest convenience.
Please let me know when you have a moment.
2. “I want you to…” は命令っぽく聞こえる
I want you to check the report.
強すぎて、指示的・上から目線に受け取られることがあります。
Could you take a look at the report when you have time?
It would be great if you could review the report.
※ポイント：「お願い」は、**助動詞＋条件表現（could / would / if）**でやわらかく。
3. “I’m sorry for the delay.”だけで終わらせない。（メール返事遅くなってごめんなさい。）
Sorry for the delay.
文法的にはOKでも、ぶっきらぼうな印象を与えることがあります。
Apologies for the delay ？ thank you for your patience.
Sorry for the late reply, and I appreciate your understanding.
※ポイント：感謝のひとことで印象がぐっと良くなります。
4. “I hope this email finds you well.” の次に迷わない
このフレーズ自体は定番ですが、次の展開が唐突になりがちです。
I hope this email finds you well. I just wanted to follow up on our previous discussion regarding the project deadline.
※ポイント：「連絡の目的」を軽く添えるだけで、自然な流れになります。
5. やわらかく断る英語のコツ
I can’t attend the meeting.
That time doesn’t work for me.
やや冷たく・断定的に感じられる表現です。
Unfortunately, I won’t be able to attend.
I’m afraid I won’t make it. Would another time be possible?
※ポイント：“Unfortunately / I’m afraid” はビジネス英語の「やさしいNo」の定番です。
6. 英語メールで“印象を上げる”＋αのフレーズ
最後に、ワンランク上の印象アップフレーズをいくつかご紹介します。
If it’s not too much trouble,
Whenever it’s convenient for you,
Only if you have time,
I truly appreciate your time and attention.
Thanks again for your continued support.
I’m grateful for your assistance on this matter.
Looking forward to hearing from you. （お返事をお待ちしています）
Please feel free to reach out if you have any questions. （ご不明点はいつでもご連絡ください）
英語メールは「文法が正しいか」よりも、言い方・気配り・語調のセンスが問われます。
“Sorry”だけでなく、感謝を添える
断るときも、“No”ではなく、可能性を残す言い方
こうした一工夫が、“感じのよい英語”につながっていきます。
英文メールを書くとき、気を付けてみてくださいね。
